مدیریت پروژه
معرفی Primavera Expedition
معرفی Primavera Expedition
ارتباط هماهنگ دو عامل زمان و هزينه باعث گرديده تا همواره در مديريت و تصميم گيري هاي اساسي و بهينه براي پروژه ، موازنه اين دو عامل مد نظر قرار گيرد . تصميم گيري بر اساس موازنه زمان و هزينه مستلزم دسترسي به موقع به اطلاعات اين دو عامل مي باشد . به اين منظور شركت Primavera با ارائه نرم افزار Expedition گام مهمي در اين زمينه برداشته است . اين نرم افزار كليه رويدادهاي پروژه را از مرحله انعقاد قرارداد تا پايان پروژه ثبت، پيگيري و كنترل مي‌نمايد .
درباره Primavera Expedition :
سيستم پريماورا اكسپديشن، راهكار بسيار سودمندي براي مديريت قراردادها ارائه داده است. اين سيستم كه يك بانك اطلاعاتي و يك پايگاه داده اي (Client/Server Database ) بسيار قوي مي باشد، با امكان كار به صورت شبكه و كار همزمان كاربران مختلف امكان ذخيره سازي ، سازماندهي و مديريت تمامي اسناد توليد شده در طول اجراي يك قرارداد (پروژه) از زمان انعقاد قرارداد اصلي تا تحويل قطعي آنرا به شما مي دهد. با اكسپديشن تمامي اسنادي كه در طول فرايند انجام يك پروژه توليد مي شوند تحت كنترل شما در خواهند آمد. هرسندي در زمان مورد نياز بدون كوچكترين تاخير در اختيار خواهد بود و آخرين وضعيت اسناد مختلف در قالب گزارشات تعريف شده قابل رويت و قضاوت مي باشند. نقشه ها، صورتجلسات، نامه ها، صورت وضعيت ها، صورتحساب ها، دستور تغيير، درخواست پيشنهاد و... تنها بخشي از اسنادي هستند كه در اكسپديشن قابل تعريف و سازماندهي مي باشند.
ويژگيهاي نرم افزار:
ü امكان تعريف مراكز هزينه ، بودجه ،تعهدات ، صورت وضعيت و صورت حساب هاي پروژه ، تغييرات پروژه (Change Orders ) ، توزيع هزينه ها
ü امكان تعريف مدارك پروژه ، نقشه ها ، ترانسميتال ، گزارشات ، Submittal و ساير مدارك پروژه و كنترل وضعيت آنها
ü توليد انواع گزارشات متنوع و نيز امكان تعريف Layout ها
ü ارتباط با ساير محصولات شركت پريماورا جهت به اشتراك گذاري اطلاعات وImport / Export داده ها
ü وجود ابزار ها و امكانات متنوع جهت دسترسي سريع به اطلاعات، مستندات و ضمايم
ü ايجاد ارتباطات منطقي اطلاعات به منظور كنترل قراردادي در داخل زمان و بودجه مصوب و اعلام رويدادها و فعاليتهايي كه نياز به پيگيري دارند.
ü امكان به اشتراك گذاري اطلاعات از طريق Web
ü ثبت وقايع و رويدادهاي پروژه
عناصر كليدي Expedition :
اين نرم افزار شامل چند عنصر كليدي است كه عبارتند از:
ü Project Information كه شامل اطلاعات كلي پروژه از جمله نام پروژه ، مبلغ بر آوردي پروژه ، ليست شركتها و افراد طرف تماس پرونده ها مي باشد.
ü Communication كه شامل كليه مكاتبات پروژه مي باشد.
ü Contract Information كه شامل مراكز هزينه ، قراردادهاي منعقده ، سفارشات خريد، برآوردها ، صورتحسابها ، تغييرات قراردادها ، مي باشد .
ü Logs كه اطلاعات مربوط به مدارك فني ،نقشه ها ي ارسال شده از/به پيمانكار ، اجناس رسيده به سايت ، گزارشات دوره اي و بيمه را شامل مي شود.
Project Information(Project Properties, Schedule, Companies / Contacts, Issues)
Communication(Transmittals, Request for information , Notices, Letters, Corresponds Sent, Corresponds Received, Meeting Minutes, Notepads, Telephone Records)
Logs(Drawing Sets, Drawings, Submittal Groups, Submittals, Materials, Daily Reports, Insurance, Punch List)
گامهاي اساسي:
![Untitled-1]()
كاربردهاي نرم افزار اكسپديشن:
ü مديريت قرارداد
ü مديريت تغييرات جامع
ü مديريت بودجه و هزينه
ü مديريت كارگاه
ü مديريت اسناد و مدارك
ü مديريت مسائل
مديريت قرارداد
پيمانه قراردادهاي اكسپديشن مديريت پيمانكاران، فروشندگان و تهيه كنندگان را بهبود ميبخشد .
اكسپديشن مديران قرارداد را قادر مي سازد تا ضمن ايجاد و مديريت قراردادها، وضعيت هر قرارداد را دريك صفحه ساده ببينند .
تنها يك صفحه، برا ي د يدن اينكه قرارداد به چه صورت در حال انجام است، بيمه نامه پيمانكاران به روز است، مرسوله ها به ترتيب تعيين شده در جريان هستند و صورت وضعيت ها ارائه داده شده ا ند و اثر هرتغيير در زمان يا هزينه پروژه لحاظ شده است .تسريع پرداختها: اكسپديشن آماده سازي و ارائه صورت وضعيت هاي ماهيانه راتسريع ميبخشد و اين فر آيند را بايكي كردن صورت وضعيت هاي پيمانكاران بهينه مي سازد كه به وضوح زمان تهيه و ارائه صورت وضعيت ماهيانه را كاهش مي دهد . اين سيستم در ارتباط تنگاتنگ با سيستم حسابداري شماست تا كنترل هز ينه را تكامل بخشد .
مديريت تغييرات جامع
اكسپديشن با نگهداري كليه اسناد و مدارك توليد شده در روند هر تغيير و همچنين ارائه گزارشات قد رتمند و تجزيه و تحليلهاي مختلف، قدرت مديريت تغيير را در اختيارشما قرار مي دهد تا مطمئن شويد تغييرات مرتفع شده اند، پرداخت ها انجام گرفته و از بروز ادعا جلوگيري شده است . اكسپديشن بلافاصله اثر هر تغيير را در هزينه و زمان پروژه منعكس كرده، پيمانكاراني را كه تحت تاثير قرار گرفته اند را مشخص نموده و لزوم تهيه تجهيزات يا مصالح جديد را روشن مي سازد .
همچنين شما مي توانيد تغييرات مختلف را يكي كرده و در قالب يك سند تغيير بر اي بازبيني يا تصويب ارائه دهيد .
برخي اسنادي كه در مديريت تغيير اكسپديشن توليد ميشوند عبارتند از :
* درخواست تغيير * (COR) درخواست اطلاعات (RFI)
* پيشنهاد تغيير (PCO ) * درخواست پيشنهاد فني (RFP )
* دستور ادامه كار (PRO) * دستورات تغيير (CO)
مديريت بودجه و هزينه
گزارش فوري از وضعيت ما لي پروژه:كاربرگ هزينه اكسپديشن وضعيت هزينه هاي پروژه شما را در آن واحد به شما نشان مي دهد . همچنانكه پيمانكاران انتخاب مي شوند، سفارشات خريد صادر مي شوند، صورت وضعيت ها پرداخت مي شوند، و دستور تغييرها درخواست مي شوند، كاربرگ هزينه بلافاصله به هنگام مي شود، بستانكاري ها را پيگيري كرده، بدهكاري ها را مرور كنيد، هز ينه هاي پرداخت شده يا دريافت شده را ثبت كنيد و اختلافها را آناليز نمائيد تا تصو يركاملي از وضعيت ما لي پروژه در اختيار داشته باشيد . اكسپديشن حتي به شما امكان مي دهد تا هزينه هاي معلق و بلاتكليف را نيزدر محاسبات خود داشته باشيد .
هشدارها ي خودكار:اكسپديشن تمام آنچه را كه برا ي مديريت هز ينه لازم داريد در اختيار دارد . ابزار هشدار دهنده اكسپديشن مديران را در هنگام درخواست تغييرات يا تجاوز هزينه ها از آستانه هاي تعريف شده براي بودجه آگاه مي سازد .
مديريت كارگاه
تسريع در پاسخگوئي درخواست اطلاعات (Request for Information) اصل، پيش بردن پروژه است . از مركز كنترل اكسپديشن وضعيت كل RFI ها و متوسط زمان پاسخگوئي هر يك از اعضا تيم پروژه را ببينيد . ارسال خودكار ايميل به فرد موظف همراه با ليست وظايف، شما را از سرعت لازم در مبادله اطلاعات و حداقل در دوباره كاريها مطمئن مي سازد.
آماده سازي گزارشات روزانه:گزارش وقايع كارگاه برا ي ثبت عمكرد روزانه كار بسيار حياتي است . با استفاده از گزارشات روزانه اكسپديشن ثبت اطلاعات مربوط به هوا، نيروي انساني و ماشين آلات و ثبت تحويل مواد به سايت به راحتي انجام خواهد شد .مديريت موثر حوادث مربوط به ايمني:ايجاد فضاي كاري ايمن بالاترين اولويت كارهاست چه با ثبت حوادث و چه با پيشگيري از وقوع حوادث، مرور وثبت تخطي ها از موارد ايمني و حوادث اتفاق افتاده وخسارات حاصل . در اكسپد يشن نيازي به انتقال دستي اطلاعات به فرمهاي ايمني نيست . اكسپديشن تمام فرمهاي استاندارد OSHA را در خود دارد .
مديريت اسناد و مدارك
اكسپديشن روابط كاري را تسهي ل مي بخشد . نماهاي وابسته به نقش، اطلاعات مربوط به هر يك از اعضا تيم پروژه را نشان ميدهد، ليست وظايف، ( Action List) و نمودارهاي گرافيكي مديران پروژه را قادر مي سازد تا فورا عامل هشدارها (Alerts) توقف را در زمان لازم پيدا كنند و اثر آنها را در بودجه يا زمانبندي ببينند .
با اكسپديشن شما بدرستي خواهيد دانست كه اسناد در چه مرحله اي از فرآيند هستند .پيگيري اينكه نقشه ها كجا و به چه كسي تحويل داده شدهاند . همچنين اكسپديشن شما را از مزاياي گزينه هاي منعطف ايجاد و به اشتراك گذاشتن و بازبيني مراسله ها برخوردار خواهد كرد .اكسپديشن باز بيني و تصويب نقشه ها را تسريع مي بخشد در عين حاليكه مسئوليت پذيري افراد پروژه را افزايش ميدهد .با اكسپديشن، اطلاعات دقيق و به روز هرآن در دسترس ميباشند .
مديريت مسائل
حل سريع مسائل:اتفاق در هر كاري مي ا فتد . يك مشكل، سوءتفاهم،اختلاف عقيده كه مورد بحث و تبادل نظر قرار ميگيرد وطيف وسيعي از افراد، اسناد و زمان را بخود اختصاص مي دهد . با پيمانه مديريت مسائل اكسپديشن هيچ مسئلها ي حل نشده يا ثبت نشده باقي نمي ماند .اكسپديشن اسناد مربوطه را به هم گره مي زند تا يك فايل مسئله (Issue) ايجاد نمايد كه شما را قادر مي سازد سابقه دقيقي از وقايع نگهداري كرده، آنچه را كه اتفاق افتاده حلاجي كرده و فرد مسئول را شناسائي نمائيد .
پيگيري سريع مسائل:اكسپديشن به شما كمك مي كند تا سريع مسائل را در يابيد و مشكلات بالقوه را حل كنيد . ميتوانيد اسناد موجود اعم از گزارشات روزانه، قراردادها، نقشه ها و درخواست اطلاعات و هر سند ديگر ي را براي يك واژه يا تار يخ يا عبارت جستجو نمائيد و اسناد مربوط به يك مسئله خاص را پيدا كنيد.
آرشيو مطالب...
محمد هنری :
با سلام و تشکر از شما استاد گرمی که در جهت تعالی علمی جامعه قدم بر میدارید.
لادن :
با سلام
آيا در اين نرم افزار امكان لينك كردن قرارداد با درخواست خريد مربوط به آن وجود دارد؟