مدیریت پروژه
اهداف پروژه بايد حائز چه ويژگيهايي باشند ؟
هدف‌گذاران پروژه ، در تعيين اهداف لازم است شش معيار مهم را در نظر گيرند تا پروژه بتواند توليد ارزش نمايد . اين شش ويژگي ، مختص اهداف پروژه‌ها نبوده و اصول آنها را بايد براي كليه اهداف سازمان رعايت نمود . هدف بايد مشخص ، قابل دسترسي ، داراي بعد زماني ، قابل اندازه‌گيري ، داراي مسئول تحويل مشخص و مورد تاييد عام افراد پروژه باشد :
ملاك اول: هدف بايد مشخص و روشن (Specific)باشد .
اهداف بايد به‌روشني ، مشخصات خروجي‌هاي پروژه را بازگو كنند؛ به گونه‌اي كه اگر مدير لايق ديگري جاي مدير فعلي را پر كند ، بتواند به راحتي منظور از كار را درك كرده ، آنرا ادامه دهد . از همكاران و صاحب‌نظران ديگر بخواهيد اهداف پروژه‌ي شما را مطالعه كنند ، سپس از آنها سوالاتي درباره پروژه بپرسيد ؛ چگونگي درك آنها از منظور پروژه مي‌تواند نشانگر موفقيت شما در تعريف هدف باشد . پاسخ‌هايي گنگ به سئوالات شما و افرادي كه كاملا متوجه منظور پروژه نشده‌اند نشان‌دهنده لزوم بازتعريف اهداف هستند . اهداف را با زبان مهندسي و با لغات استاندارد مهندسي بيان نماييد . هر چه هدف براي مدير ، طراحان ، مجريان و ساير اعضاي گروه كاري پروژه روشن‌تر باشد بهتر مي‌توانند دركنار يكديگر كار كرده ، تلاش‌هاي خود را تنها معطوف به خواسته‌هاي پروژه مي‌كنند . بهتر است مدير كليه ويژگي‌هاي خروجي پروژه را بررسي و آنرا براي اطلاع عموم مكتوب كند .
ملاك دوم : هدف بايد واقعي (Realistic) و دست‌يافتني باشد .
اهداف بايد شدني و در حوزه واقعيت تعريف شوند . تعيين دست‌يافتني بودن يا نبودن اهداف بستگي به شرايط انجام‌دهندگان پروژه و محيط اجراي پروژه دارد . ممكن است هدفي كه در يك سازمان شدني است در سازمان ديگري نشدني تلقي گردد . هدف‌گذاران بايد پيش از آغاز هدف‌گذاري ، شناخت جامعي از توان سازمان خود داشته باشند ؛ اگر اهداف در سطح توان سازمان تعريف شوند كاركنان با آسودگي خاطر و اطمينان از توانايي‌هاي خود كار را آغاز و در فضايي به دور از فشارهاي عصبي كار را به پايان مي‌برند . از سويي بايد به ياد داشت كه سازمان‌ها مي‌توانند توان خود را براي رسيدن به يك هدف افزايش دهند . همچنين ، هدف‌گذاران پروژه بايد از پروژه‌هاي موازي با پروژه‌ي خود در سازمان ، خروجي‌ها و تاثيرات احتمالي آنها بر اين پروژه ، آگاه باشند .
ملاك سوم : هدف بايد داراي بعد زماني (Time Component) مشخص باشد .
در هدف بايد به روشني مشخص شود كه تا چه زماني بايد به نقطه مورد نظر رسيد ؛ نداشتن زمان تحويل مشخص براي اهداف ، يعني مشخص نبودن آن . تعيين زمان براي دستيابي به اهداف برمبناي واقعيات كار ، محيط و توان سازمان محاسبه مي‌شود يا به دليل رقابت در محيط به آن اجبار مي‌شود . سازمان بايد زمان را بشناسد و بداند كه انجام يك كار تا چه زماني مي‌تواند مفيد باشد و پس از آن ، انجام كار سود چنداني ندارد . گاهي اوقات بايد با توجه به منابع در دست و چگونگي تخصيص آنها به پروژه ، تغييراتي در هدف ايجاد نمود .
ملاك چهارم: هدف بايد كمي و قابل اندازه‌گيري (Measurable) باشد .
موفقيت يا شكست پروژه در دستيابي به اهداف بايد به نوعي اندازه‌گيري شود . از اين‌روست كه اهداف بايد داراي اجزاي قابل اندازه‌گيري باشند و استانداردها يا همان خط‌كش اندازه‌گيري براي بررسي آنها پس از دستيابي نيز مشخص شوند . هر پروژه بايد داراي قلم قابل تحويل كاملا تعريف‌شده‌اي باشد كه بتوان كيفيت آن را با شاخص‌هايي معين اندازه گرفت . هرچند مقوله كيفيت در علوم مهندسي حياتي است اما نبايد در امور مهندسي ، كيفي سخن گفت . در مهندسي ، كلمات خوب و بد ، اولين يا بزرگترين ، مفهومي ندارند ، اين شاخص‌ها هستند كه مي‌توانند حكم دهند چيزي تحت استانداردي مشخص قابل قبول هست يا خير . موفقيت پروژه تنها با تحويل به‌موقع اقلام قابل تحويل ، تحت بودجه مقرر معنا دارد .
اين ويژگي در اهداف از بحث‌برانگيزترين مسايل پروژه است . عده‌اي معتقدند در برخي پروژه‌ها نظير پروژه‌هاي اجتماعي و فرهنگي ، اهداف كيفي هستند و نمي‌توان آنها را اندازه گرفت ؛ اين نظر درست نيست . بهرحال بايد به شكلي از نقطه توقف پروژه و موفقيت يا شكست آن آگاه شد . هر نقطه هدف كيفي ، حتي احساسات را مهندسان بايد به شكلي قابل اندازه‌گيري درآورند . مثلا بالا بردن سطح آگاهي مادران ، يك پروژه در حوزه علوم اجتماعي است ؛ بايد تعريف نمود كه ميزان آگاهي فعلي در چه حدي است و به كدام نقطه مشخص بايد رسيد .
ملاك پنجم : هدف بايد مورد توافق جمعي (Agreed Upon) باشد .
پيش‌از آغاز پروژه كليه افراد كليدي بايد به اجماعي روي نتايج درخواستي يا همان اهداف پروژه برسند ؛ اگر اجماع افراد درگير در پروژه به‌دست نيايد پروژه پيش از آغاز محكوم به شكست خواهد بود ؛ چرا كه افراد مهم درگير درمورد خروجي‌ها كه بيانگر شكست يا پيروزي پروژه است توافقي ندارند و هر يك برداشتي از خروجي‌ها ارائه مي‌دهند ، از اين‌رو نمي‌توانند همگي پروژه را تاييد کنند . سعي كنيد توافق تمامي افرادي كه بعدها به تيم پروژه اضافه مي‌شوند را نيز بر روي اهداف پروژه به دست آوريد ؛ مطمئن شويد كه كليه افراد اهداف را درك كرده‌اند .
ملاك ششم : مسووليت‌ها در دستيابي به هدف بايد مشخص (Clear Responsibility) باشند .
هنگاميكه مدير مسئوليت سخت تحويل پروژه را بر عهده مي‌گيرد بايد مسووليت ساير افراد در انجام هريك از قدم‌ها تا رسيدن به هدف را مشخص كند . هنگاميكه اهداف پروژه براي افراد بازگو مي‌شود ، بايد نسبت به مسووليت‌هايشان نيز توجيه گردند . مسووليت هر فرد در تيم پروژه بايد مشخص باشد و وي درقبال مسووليتي كه برعهده دارد ، اختيار يا قدرت دريافت كند و در نهايت نسبت به آن حسابدهي داشته باشد .
با تقسيم مسووليت‌ها ، در لايه‌هاي بالايي سازمان پروژه اختيار بيشتر و قدرت كمتر و در لايه‌هاي پاييني آن قدرت بيشتر و اختيار كمتر وجود دارد . چگونگي توزيع قدرت و اختيار بسيار مهم است و از پروژه‌اي به پروژه ديگر متفاوت مي‌باشد .
منبع:مدیریت و کنترل پروژه
آرشيو مطالب...
آل یاسین سید علیرضا :
به نام خدا و سلام
در ملاک ششم تفاوت قدرت و اختیار در چیست؟
با سپاس و ارزوی موفقیت