امروز
جمعه 1403.2.28
Iranian Construction Engineering and Management
اصول و مقررات پیمان
دوران اختتام قراردادهای عمرانی; کابوسی ناتمام
نویسنده: مهندس محرابی، دانشجوی دکتری مدیریت ساخت
دوران اختتام ; کابوسی ناتمام
بر اساس استاندارد PMBOK دوران اختتام پروژه شامل پایان رساندن قرارداد های تامین و اجرا با پیمانکاران و با کارفرما می گردد. در این فاز از پروژه کلیه اقدامات اجرایی باقیمانده ، رفع ایرادات و تکمیل مستندات پروژه از لحاظ فنی ( حین ساخت نمودن نقشه ها و ایجاد final book ) صورت می پذیرد.
ساختار پروژه های EPC به گونه ای است که از تحویل موقت پروژه ( ماده 39 شرایط عمومی پیمان- PAC ) تا تحویل دائم پروژه (ماده 41 شرایط عمومی پیمان – FAC ) بازه زمانی مشخصی بر اساس قرارداد وجود دارد که دوران تضمین و یا گارانتی نامیده می شود ( ماده 42 شرایط عمومی پیمان). این دوران یکی از سخت ترین بازه های زمانی یک پروژه است که با وجود در صد پیشرفت بسیار کم پروژه ، زمان بسیار زیادی برای گذر از این دوره نیاز است. این بدین مفهوم است که اگر چه تحویل موقت در پیشرفت فیزیکی حدود 97 درصد صورت می پذیرد ولی 3 درصد باقیمانده برای تکمیل کار از لحاظ زمانی برابر با زمان اجرای 97 درصد اولیه پروژه است چه بسا بسیاری از پروژه ها پس از تکمیل اجرا و گذشت سال ها از بهره برداری تجاری از آن ها ، هنوز تحویل دائم نشده باشد. حال سوال این است که چرا دوره گارانتی اینقدر عذاب اور می گرددو راهکار های اجرایی و قراردادی برای گذر نمودن سالم از این ورطه چیست؟
برای پاسخ به این سوالات بهتر است به ابتدای پروژه برگردیم و زمان عقد قرارداد را بیشتر بررسی نماییم. در هنگام عقد قرارداد و kick off meeting ها اصولاً همه چیز مرتب و با خوشرویی از دو سمت آغاز می شود. شاید عبارت جنگ اول به از صلح آخر در این مقوله بسیار کاربردی باشد. ریز شدن در بند های قراردادی و تشریح ماده 41 شرایط عمومی پیمان با توجه به توافق طرفین قرارداد مبنی بر مشخص نمودن تعریف دیفکت از لحاظ malfunction و یا maloperation ، مسئولیت تامین و تعویض متریال مصرفی یکی از ساده ترین شفاف سازی های قراردادی می باشد.
در طول دوران اجرا نیز ملاحظاتی باید در نظر داشت. اجرای عملیات پروژه لزوماً بر اساس مفاد قراردادی باشد و هر گونه انحراف اعم از اضافه کاری و یا کاهش کاری های بسیار کوچک نیز از کارفرما و مشاور قبل از اجرایی شدن، تایید مکتوب گرفته شود. طرز تفکر فرصت برای رفع نقص از پرسنل پیمانکار و کارفرما دور گردد، زیرا بسیاری از ایرادات پس از تکمیل قابل اصلاح نخواهد بود و compensate های سنگینی به همراه خواهد داشت. هر گونه تغییری در مسئولان کلیدی پروژه بایستی به همراه انتقال کامل اطلاعات و توافقات به نفرات جایگزین باشد.
در زمان نزدیک شدن به اتمام پروژه نیز بایستی برای تسهیل اختتام از سوی دو طرف ملاحظاتی ایجاد گردد. در اکثر پروژه ها تیم جدیدی در زمان اختتام وارد پروژه می گردد و این تیم بهره برداری است. تلاقی تیم پروژه و تیم بهره بردار یکی از نقاط اوج و یا فرود یک پروژه می تواند باشد. مدیریت این تلاقی بایستی از سوی کارفرما بدرستی صورت پذیرد. آگاه سازی تیم بهره برداری با ارائه آموزش های حین کار و لزوم احاطه تحویل گیرندگان بر سیستم های نصب شده از شروط گذر مظمئن از دوران گارانتی است. برای احاطه یافتن بر این موضوع نیاز است تا دستور العمل های کامل و مکفی برای نگهداری ، بهره برداری و تعمیرات دوره ای تدوین و در صورت لزوم آموزش های مربوطه به بهره برداری ارائه گردد. از طرفی در پایان پروژه با حضور تیم بهره برداری، سیل جدیدی از در خواست های تغییر روانه پیمانکار می گردد ، زیرا تحویل گیرندگان از لحاظ بهره برداری آیتم هایی را مد نظر دارند که با وجود معقول بودن، ممکن است در مفاد قراردادی و نقشه ها با شفافیت وجود نداشته باشد که عدم توجه به همین خواسته های اضافی می تواند منجر به بحث و جدل در هنگام تغییر و تحول بگردد. در این جا نیز باز کارفرما نقش کلیدی و تسهیل کننده را بر عهده دارد. کارفرما بایستی اگاه باشد که هزینه تغییرات در انتهای پروژه بسیار زیاد می باشد و عملاً بغیر از موارد ضروری، صلاح بر صدور دستور کار های جدید نیست.
از سوی دیگر پیمانکار نیز به عنوان یکی از ذینفعان پروژه برای عبور صحیح از دوران فرسایشی تضمین بایستی تدابیری خاص بیاندیشد که در ادامه برخی از آن ها ذکر می گردد. پیمانکار حرفه ای به خوبی می داند که عدم توجه به پروژه در فاز اختتام نه تنها می تواند منجر به عدم تحویل دائم و از دست دادن تضامین و حسن انجام کارش بشود، بلکه این عدم توجه می تواند منجر به خروج وی از vendor list و قرار گیری پیمانکار در black list باشد. برای جلوگیری از این مصیبت و فرار از جهنم دوره گارانتی بایستی ملاحظاتی در شرکت پیمانکار در نظر گرفته شود از جمله : تشکیل تیم اختتام در دفتر مرکزی و محل پروژه، رهگیری آخرین وضعیت نقشه ها و مدارک مهندسی، رهگیری آخرین وضعیت دریافت متریال از تامین کنندگان، آخرین وضعیت بالانس متریال با نصابان و آخرین وضعیت تحویل متریال به تحویل گیرندگان، بررسی ادعاهای پیمانکاران و نهایی نمودن ادها و تاخیرات با پیمانکاران جز و نهایی نمودن تغییرات و ادعاها با کارفرما، تولید و تحویل مدارک حین ساخت و final book ، تهیه چک لیست های مدارک مورد نیاز اختتام با تامین کنندگان، پیمانکاران اجرا و کارفرما به تفکیک و ... . به غیر از مواردی که اشاره شد تیم پروژه با محوریت مدیر پروژه بایستی با بازخوانی قرارداد اصلی و ایجاد تسلط بر روی ان و بهره گیری از آن در پیشبرد تحویل دهی گامی مطمئن در جهت اختتام بردارد. تجربه حاصله کار های اجرایی دیروز به منزله پراغی روشن برای فرداست. برای برافروختن این چراغ، پیمانکار باید lesson learned برای پروژه خود ایجاد نماید تا بتوان از آن در سایر پروژه ها نیز استفاده نمود. همچنین یکی از اصلی ترین گرفتاری های پیمانکار در دوران اختتام ایرادات منظم به صورتجلسه تحویل موقت و همچنین ایرادات دوره تضمین است. برای ایرادات منظم به تحویل موقت توصیه نگارنده، تجزیه و تحلیل کامل ایرادات قبل از تایید است. شاید اصطلاح توافق دیر بهتر از توافق بد است در اینجا کاربری مناسبی داشته باشد. یک دیفکت غیر قابل حل در زمان تحویل دائم می تواند منجر به جبران مالی سنگین بشود. برای همین تیم اختتام پروژه باید با تسلط بر حیطه کار و مفاد قراردادی از پذیرش هرگونه دیفکت غیر قراردادی و یا دیفکت غیر قابل حل بپرهیزد. همچنین در طول دوره گارانتی نیز ابلاغ دیفکت به پیمانکار بایستی منطبق با مفاد قراردادی و صرفاً معطوف به ایرادات کارکرد غلط تجهیز و یا سیستم باشد. قاضی این موضوع نیز مشاور است که باید به دور از هرگونه نفع گروهی، عادلانه punch مطرح شده را بررسی و در صورت تایید به پیمانکار ابلاغ و در صورت رد به تحویل گیرنده عودت دهد.
با توصیفات فوق ، شاید تا حدی پروژه در دوران اختتام روان تر رو به جلو حرکت نماید، ولی بر اساس تجربه بزرگان پروژه ای ، دوران تضمین پروژه برای پیمانکاران مسئول که خود را متعهد به همراهی با کارفرما تا پایان راه می دانند، دورانی پر هزینه، کم درآمد و از همه بدتر زجر آور است که تنها با وجود اکیپی پویا، متحد و پیگیر می توان از جهنم گارانتی گذر نمود و درس آموخته های خوبی برای سازمان به ارمغان آورد.
آرشيو مطالب...