سایر مباحث مدیریت
سیستم مدیریت گردش کار
مقدمه:
سيستم مديريت گردش كار بستري فراهم مي آورد تا بوسيله آن انجام رويه هاي سازماني و يا به عبارت ديگر گردش كار سازمان براساس فرآيندها بصورتي كاملاً مكانيزه و خودكار درآيد. با استفاده از اين سيستم مديريان و برنامه ريزان سازمان مي توانند فرآيندهاي اجرايي سازمان مي توانند فرآيندهاي اجرايي سازمان را مطابق نظر خود تعريف نموده و در هر زمان تغيير دهند. مسئولين اجراي فرآيندها در مورد نحوه اجراي فرآيندهاي تحت مسئوليت خود اطلاعات كامل و به روز دريافت نموده و در هر لحظه مي توانند بر روند اجراي هر يك از فرآيندها تاثير گذارند. مديران سازمان به آساني نظارت دقيقي بر روند اجراي روال هاي جاري در سازمان خود داشته و گزارشهاي آماري ارائه شده توسط اين سيستم اطلاعات بسيار با ارزشي را در جهت بازمهندسي فرآيندهاي كاري و تجاري سازمان (BPR) و بهبود روشها در اختيار مي گذارد.
سيستم گردش كار بعنوان جزو لاينفك و هسته اصلي هر سازمان الكترونيك (e-Organization) و سيستمهاي مديريت منابع سازماني (ERP) مي باشند.
در حال حاضر سازمانها به سمتي مي روند كه يك سيستم يكپارچه در بين سازمان خود با ديگر سازمانها ايجاد كنند و علاوه بر فرآيندهاي داخلي، فرآيندهاي بين سازماني را نيز پوشش دهند.
در حال حاضر كاملترين استاندارد موجود در زمينه سيستمهاي گردش كار WfMC است كه وب سايت اصلي آن www.WfMC.org است.
درباره WfMC:
استاندارد WfMC توسط Workflow Management Coalition به وجود آمده است و داراي يك مدل مرجع است كه از 5 اينترفيس Interface به صورت زير تشكيل شده است.
اينترفيس 4 جهت ايجاد ارتباط بين بنگاهي استفاده مي شود و در واقع ارتباط بين سيستم هاي گردش كار سازمانهاي مختلف را برقرار مي نمايد. زمانی که اینترفیس 4 به همراه استانداردهای مدیریت اسناد، این تعریف امکان همکاری بین کارمندان به صورت گروه های توزیع شده را فراهم می کند همچنین امکان به اشتراک گذاری کارها با شرکای تجاری (تامین کننده گان و مشتریان)، و کنترل کل فرایند را به دست می دهد.
سازمانها در حال حاضر می توانند آیتمهای گردش کار را با سیستمهای گردش کار خارجی دیگر تبادل کنند. این قابلیتی است که سازمانها برای ایجاد زنجیره تامین در شبکه به دنبال آن هستند، به طور مثال یک کارخانه تولید ماشین می تواند یک فرایند نیمه تمام را برای یک تامین کننده خود ارسال نماید و تامین کننده آن به صورت یک رویداد (Event) دریافت می کند و آن را ادامه می دهد. در یک زنجیره ما تعداد بسیاری بازیگر داریم. اعضاء WfMC بر این باور هستند که موتور های روند کاری مبتنی بر تمرکز فرایند Process Centric نسل بعدی تجارت الکترونیک هستند، و جایگزین بسیاری از فعالیتهای EDI خواهند شد.
تجارت الکترونیک مبتنی بر موتور روندکاری، موارد زیر را فراهم می کنند:
اتوماسیون فرایند های تجاری بین بنگاهی
ایجاد امکان تبادل پیغام امن و ارزان جهت خودکار کردن کلیه فعالیتهای خارجی
مدیریت فرایندهای کاری بین بتگاهی Business to Business work process management
پردازش موازی چندین فعالیت خارجی با بازیگران مختلف
سرویس های مقدماتی جهت تسهیل برون سپاری (outsourcing)
پشتیبانی از بنگاه های کوچک اقتصادی در تولید و تجارت جهانی
دیدگاه تجاری:
دیدگاه تجاری بخش بسیار مهمی از Interface 4 است در در زیر در رابطه با موارد آن شرح داده شده است.
مستقل از شرکت:
به طور حتم صدها نرم افزار روند کاری وجود دارد و این همه انواع نرم افزار با قابلیتهای متفاوت هستند. خریداران این تکنولوژی ها به دنبال خرید بهترین نرم افزاری که نیازهای آنها را مرتفع کند هستند. در این بین WfMC و خصوصا اینترفیس I/F4 است که بهترین بخش قضیه است و باعث می شود کلیه این نرم افزارها به هم قابلیت اتصال پیدا کنند و بین سازمانها و شرکتها ارتباطات ایجاد گردد.
قابلیت گسترش:
WfMC I/F4 این قابلیت را به موتورهای روندکاری می دهد که بتواند یک کار(work) را از یک نرم افزار به نرم افزار دیگری پاس کند.
این یک پارامتر مهم در مورد قابلیت گسترش است. یک سیستم ممکن است برای یک تعداد خاص تراکنش ایجاد شود اما به مرور زمان ممکن است به قدری تراکنش ها بالا رود که دیگر سیستم پاسخگو نباشد در این زمان بسیار آسان خواهد بود که یک موتور روند کاری دیگر نصب کنیم و به موتور روندکاری قبلی آن را متصل کنیم تا نیازهای جدید را پاسخگو باشیم.
در موردی دیگر، ممکن است یک روند کاری یک تعریف بسیار پیچیده ای داشته باشد و مراحل بسیاری پیچیده ای برای انجام پردازش ها داشته باشد. حال این امکان فراهم است که بعضی از این مراحل پیچیده را در یک روند کاری دیگر به انجام رسانیم و در کل کارایی کل سیستم را بالا ببریم.
هرچه سیستمها بزرگتر می شوند و نرم افزارها پیچیده تر می شوند، محدودیت در ظرفیت پردازش باعث تاثیر برروی کارایی می شود. روندهای کاری این امکان را به وجود می آورند که بخشی از تراکنش را انجام داد و مابقی آن را به یک موتور دیگر که در محیط شبکه برروی یک سیستم دیگر در حال اجرا است پاس کرد و آن سیستم مابقی کار را به صورت جداگانه به انجام رساند.
پردازش توزیع شده، در حال حاضر امکاناتش جهت موتور های روندکاری فراهم شده است.
سرعت دهی پیاده سازی:
کاربران حال می توانند بخشی از کل سیستم را خود ایجاد کنند و آن را به کار بندد، به طور معمول باعث کاهش هزینه ها و افزایش سود در کارایی خواهد بود.
بعد از آن بقیه قسمتهای پروژه روندکاری به تدریج قابل ایجاد شدن است.
یکپارچه شدن جزایر روندکاری:
روندکاری سالها به صورت یک راه حل داخل سازمانی استفاده شده است. حال شرکتها متوجه این شده اند که آنها در محیطی از شرکتها در حال فعالیت هستند که دارای نرم افزارهای روندکاری با پایگاه های داده ای متفاوت هستند.
بدین وسیله آنها قادر خواهند بود ارتباط مابین این سیستم ها را برقرار کنند و یک روندکاری بسیار بسیار بزرگ ایجاد کنند که اطلاعات هر شرکت از بقیه مستقل است.
هزینه کم تغییرات:
ممکن است که بسیاری تغییرات در سیستمها ایجاد شود، یک سازمان ممکن است متوجه شود موتور روندکاری مورد استفاده آن به اندازه کافی منطبق بر نیازمندیهای آن سازمان نیست.
حال کاربران می توانند تکنولوژی جدید برای توسعه های جدید استفاده کنند در حالیکه موتور روندکاری قبلی در حال انجام کارهای قبلی است. این بسیار ساده تر و ارزانتر از جایگزین کردن با یک سیستم قدیمی است.
تجارت الکترونیک:
تجارت الکترونیک تبادل الکترونیکی کالا و خدمات با استفاده از کامپیوتر و مخابرات جهت ارسال و دریافت تراکنشها است.
رابطه روندکاری ها به سازمانها این امکان را می دهد که بسیاری از کارهای خود را خودکار کنند. بدین معنی که سازمانها می توانند تعداد تراکنشها را زیاد کنند بدون اینکه هزینه ها را بخواهند افزایش دهند.
تجارت الکترونیک از قبل یک فعالیت جهانی بوده است و روندکاری به آن در سریعتر شده گسترش و پیشرفت کمک می کند.
مدیریت ذنجیره تامین:
ذنجیره تامین یم فعالیت حیاطی در تولید و ارسال محصول نهایی است، بین تامین کنندگان و مشتریان قرار می گیرد. چهار پروسه اصلی آن عبارتند از: برنامه ریزی، منبع، ساخت، ارسال کلیه این فعالیتها را تعریف می کند.
ارتباط بین روندکاری به سازمانها این امکان را می دهد که بتوانند کل ذنجیره از ابتدا تا انتها را با استفاده از یک سری موتور روندکاری کنترل کنند.
بعلت دامنه گسترده، مدیریت ذنجیره توزیع باید ارتباطات پیچیده ای را پشتیبانی کند، که باعث ایجاد یک "extended enterprise" "سازمان بزرگ گسترده" می شود که به خارج از سازمان هم متصل است.
Interface 4 این امکان را برای سازمانها فراهم می کند که ابتدا پروسه های کاری داخلی خود که برروی فعالیتهای فعلی کاری تاثیر دارند را ابتدا تعریف و تنظیم کنند. سپس، سازمانها می توانند توضیحات استاندارد در رابطه با فرایندها و قوانین مربوط به فرایندهای داخل و خارج بخش سازمانی را ارائه دهند; و از پیشرفت های حاصل شده سود برند.
تجارت بین بنگاهی:
بسیار واضح است که ارتباطات بین روندکاری به تجارت بین بنگاهی Business-to-business commerce کمک می کند.
برون سپاری Outsourcing:
ارتباطات بین روندکاری به سازمانهایی که می خواهند کارهای خود را برون سپاری کنند بسیار کمک می کند. سازمانها می توانند کارهای متفاوت در مکانهای مختلف را در یکجا جمع کرده و به صورت مرکزی پردازش کنند. آنها می توانند بخش حسابها را در مکان جمع کنند و کارکنان از سیستم اتوماسیون در همجا استفاده کنند.
به طور مثال یک سازمان سرمایه گذاری می توانند همزمان در لندن، Manhattan و Tokyo کارهای عمومی تجاری را انجام دهد و همچنین یک کارخانه در بنگلادش داشته و همه به هم متصل باشند.
کارکردهای تبادل تجاری:
کلیه مواردی که تا کنون در مورد آنها گفته شد و مثال آورده شده در رابطه با collaborative computing بودند. یک سازمان بخشی از کار را به یک سازمان دیگر ارسال می کرد. در حالیکه، I/F4 امکانات تبادلات تجاری خودکار را نیز فراهم می کند.
سازمان A ممکن است تعدادی آیتمها برای فروش داشته باشد. موتور روندکاری A ممکن است طوری طراحی شده باشد که پیغامهایی برای افرادی که برایشان جالب است در رابطه با آیتم هایش بفرستد. موتورهای روندکاری D ,C ,B این پیغامها را دریافت می کنند، و براساس قوانینی که در داخل آنها تعبیه شده است ممکن است سفارش خرید بعضی از آیتمها را بدهند. موتور روندکاری A ممکن است بهترین درخواست خرید را انتخاب و تراکنش را به انجام رساند.
این بسیار نرم افزاری بدرد بخور در محیط های بسته است، که می خواهند خرید و فروشها در یک بازار باز انجام نشود.
همچنین این قابلیت برای موتور روندکاری A وجود دارد که پیشنهاد را برروی وب قرار دهد، اما فقط دیگر شامل یک موتور خواهد بود.
آرشيو مطالب...